Onboarding: cómo ponérselo fácil a las personas que se incorporan a una empresa

Una vez superado el proceso de selección de personal, los nuevos empleados de una organización iniciarán su travesía con mayor confianza y optimismo si las empresas han previsto programas específicos para su fase de “embarque”. Un buen acompañamiento durante las primeras semanas, basado en proporcionar toda la información necesaria y facilitar los contactos clave para el desempeño del puesto facilita una integración más rápida y satisfactoria.

15 de octubre de 2018

La etapa “de estreno” en una organización resulta complicada para el 75% de los profesionales, según una encuesta reciente. Las causas: falta de información, traspaso insuficientemente preparado, escaso seguimiento de la adaptación… Sin embargo, las empresas son cada vez más conscientes de la conveniencia de preparar mejor la integración de sus nuevos colaboradores en su cultura de empresa. Por ello, cada vez será más frecuente que las empresas opten por diseñar programas de onboarding y en la medida de lo posible, adaptarlos a cada caso. “El proceso de onboarding empieza incluso antes de que el futuro empleado se incorpore a la empresa. Todo el proceso en sí trata de hacer una buena y completa integración en la compañía y gestionarlo de manera que el empleado se sienta acogido y acompañado”, señala Ángeles Espejo, directora de Recursos Humanos de la empresa industrial familiar Relats.

Asimismo, asegura que “para ser más eficientes en este proceso y que sea exitoso es importante tanto tenerlo estandarizado -sobre todo la parte más formal del kit de bienvenida, el alta, o las comunicaciones internas y la formación- como permitir cierta adaptación a la persona y la posición, y añadir o eliminar elementos del proceso en función del caso”.

Coincide con esta visión Cristina Gracia, People Development Manager de APM Terminals/Grupo Maersk, quien detalla que el exitoso programa de onboarding de su compañía -que empezó a desarrollarse a partir de 2011- “consta de una parte común basada en el conocimiento de la empresa a nivel corporativo y otra que añadimos lo más personal posible en función del lugar de trabajo. Lo planificamos previamente con el manager antes de que la persona se incorpore y una vez lo hace, es muy flexible. La persona tiene todo un itinerario de retos diarios para ir alcanzando en diez días, formaciones específicas, reuniones concertadas… No bombardeamos con mucha información en poco tiempo para no saturarles, sino que hay datos que vamos diluyendo a lo largo de aproximadamente un mes para que las puedan asimilar mejor. Todo lo que proponemos es muy lúdico, incluimos una parte de gamificación y no obligamos a nada, la persona decide hasta donde llega”.

Otras estrategias de onboarding de las que se benefician los recién incorporados a APM Terminals son, por ejemplo, la entrega de una caja-contenedor el primer día de trabajo con una taza para el café y pequeños objetos útiles con el branding de la empresa o asignarle un buddy, es decir, un compañero o compañera del departamento que le va orientando en las rutinas del lugar de trabajo.

Cuando los nuevos empleados proceden de otra región o país
Si bien los programas de onboarding suelen estar planteados de forma estandarizada para cualquier persona que se incorpora a una empresa, en el caso de los que llegan de otra región o país lo óptimo es prever una serie de “extras”. Es decir, facilitar a la persona información y si es posible, ayuda relativa a su nuevo entorno vital: vivienda, sistema sanitario y educativo, oportunidades laborales para el cónyuge, política fiscal, ocio…

En estos casos, “tienen unas necesidades muy específicas y valoran especialmente que se les escuche y ayude. Es importante sentarte con ellos, tener empatía y ver qué necesitan más allá del área de la empresa”, sostiene Cristina Gracia.

Errores a evitar con los recién llegados
A pesar de los evidentes beneficios de aplicar unos protocolos de bienvenida a los nuevos empleados a través de un programa de onboarding, muchas empresas todavía no los han adoptado. Y no solo eso, sino que “abandonan” a su suerte al empleado transcurridas sus primeras horas en la compañía y cometen una serie de errores que provocan que la integración sea más lenta y a menudo, confusa:

• Información escasa o inexacta: Es bastante frecuente que cuando una persona se incorpora a una empresa no le hagan una presentación corporativa detallada, y también que descubra aspectos fundamentales de la compañía o de su puesto que no concuerdan con lo explicado durante la fase de recruitment. Como explica Cristina Gracia, “a veces, cuando en el proceso de selección se explica la vacante, no se transmite exactamente la realidad, y si una vez la persona se incorpora sus expectativas se ven afectadas, puede empezar el proceso de desenamoramiento con el proyecto”. Además, destaca que “las personas que no han recibido la información básica previa tardan mucho más tiempo en adaptarse”.
• Presentación incompleta del equipo: Si bien la mayoría de las empresas suelen introducir a la persona recién incorporada y a las personas de la organización con las que tendrá que relacionarse en el cumplimiento de su trabajo, suele tratarse de presentaciones rápidas e informales, y a menudo no incluyen a los principales mandos. Según apunta Cristina Gracia, “si organizas reuniones con las personas clave para los nuevos empleados desde el principio, ya han tenido una charla y se establece y facilita una relación. En cambio, si eso no se provoca acaban pasando meses sin que hayan tenido oportunidad de conocerse”.
• Carencias en el seguimiento: Este es el aspecto que más suelen descuidar las empresas, ya que no es frecuente que planteen reuniones para evaluar la integración de los nuevos empleados a las pocas semanas de haberse incorporado. Como subraya Ángeles Espejo, “revisar posteriormente cómo ha ido todo es un paso imprescindible en un buen proceso de incorporación”.

Los beneficios de un adecuado programa de onboarding
En opinión de Cristina Gracia, aunque la implantación de programas de onboarding en las empresas españolas “aún es anecdótica, cada vez entienden más que se trata de un tema clave que hay que fomentar, tanto en las multinacionales como en las pymes. De hecho, depende más de la gestión de recursos humanos de cada compañía que de su tamaño”.

Según Gracia, “aún hay muchas empresas que no lo tienen organizado y lo dejan al azar o hacen que sean los managers los que paseen a la persona recién incorporada por toda la empresa, pero creo que esto debería impulsarse desde RRHH y transmitirlo a toda la compañía”. El principal escollo sería la percepción de que “genera un trabajo extra a muchas áreas implicadas, por lo tanto has de saber explicarlo muy bien”, añade.

En definitiva, considera que “si se ha hecho un trabajo de reclutamiento para atraer al mejor talento, no se puede dejar en ese punto. El onboarding supone un buen inicio para la gestión del talento interno de la compañía, es un tema de engagement” y asegura que la valoración de las personas que han pasado por este programa en APM Terminals “es muy positiva, manifiestan sentirse muy arropadas y bien acogidas. Facilita mucho las cosas, hace que la persona se sienta motivada”.

En esta misma línea, Ángeles Espejo sostiene que cuando una empresa opta por ofrecer un protocolo de bienvenida bien preparado a sus nuevos colaboradores, “gana eficiencia en la incorporación del nuevo empleado, satisfacción y motivación, genera compromiso emocional e impacta en la retención del talento”.

No en vano, la existencia -y explicación a los candidatos en un proceso de búsqueda- de buenos programas de onboarding sirve incluso como elemento de atracción del talento, ya que refleja profesionalidad, buena planificación, capacidad de anticipación y preocupación por las personas y su integración exitosa en la compañía.