Onboarding: com posar-ho fàcil a les persones que s’incorporen a una empresa
Onboarding: com posar-ho fàcil a les persones que s’incorporen a una empresa
Un cop superat el procés de selecció de personal, els nous empleats d’una organització iniciaran la seva travessia amb més confiança i optimisme si les empreses han previst programes específics per a la seva fase d’”embarcament”. Un bon acompanyament durant les primeres setmanes, basat en proporcionar tota la informació necessària i facilitar els contactes clau per al desenvolupament de la feina facilita una integració més ràpida i satisfactòria.
15 d’octubre del 2018
L’etapa “d’estrena” a una organització resulta complicada per al 75% dels professionals, segons una enquesta recent. Les causes: manca d’informació, traspàs insuficientment preparat, escàs seguiment de l’adaptació… No obstant això, les empreses són cada vegada més conscients de la conveniència de preparar millor la integració dels seus nous col·laboradors en la seva cultura d’empresa. Per això, cada vegada serà més freqüent que les empreses optin per dissenyar programes d’onboarding i en la mesura del possible, adaptar-los a cada cas. “El procés d’onboarding comença fins i tot abans que el futur empleat s’incorpori a l’empresa. Tot el procés en si tracta de fer una integració bona i completa a la companyia i gestionar-lo de manera que l’empleat se senti acollit i acompanyat”, assenyala Ángeles Espejo, directora de Recursos Humans de l’empresa industrial familiar Relats.
Així mateix, assegura que “per ser més eficients en aquest procés i que sigui reeixit és tant important tenir-ho estandarditzat -sobretot la part més formal del kit de benvinguda, l’alta, o les comunicacions internes i la formació- com permetre certa adaptació a la persona i la posició, i afegir o eliminar elements del procés en funció del cas”.
Coincideix amb aquesta visió Cristina Gracia, People Development Manager d’APM Terminals / Grup Maersk, qui detalla que l’exitós programa d’onboarding de la seva companyia -que va començar a desenvolupar-se a partir del 2011- “consta d’una part comuna basada en el coneixement de l’empresa a nivell corporatiu i una altra que afegim el més personal possible en funció del lloc de treball. El planifiquem prèviament amb el mànager abans que la persona s’incorpori i un cop ho fa, és molt flexible. La persona té tot un itinerari de reptes diaris per anar assolint en deu dies, formacions específiques, reunions concertades … No les bombardegem amb molta informació en poc temps per no saturar-les, sinó que hi ha dades que anem diluint al llarg d’aproximadament un mes perquè les puguin assimilar millor. Tot el que proposem és molt lúdic, incloem una part de gamificació i no obliguem a res, la persona decideix fins on arriba”.
Altres estratègies d’onboarding de les que es beneficien els que s’acaben d’incorporar a APM Terminals són per exemple el lliurament d’una caixa-contenidor el primer dia de treball amb una tassa per al cafè i petits objectes útils amb el branding de l’empresa o assignar-li un buddy, és a dir, un company o companya del departament que els va orientant en les rutines del lloc de treball.
Quan els nous empleats procedeixen d’una altra regió o país
Si bé els programes d’onboarding solen estar plantejats de forma estandarditzada per a qualsevol persona que s’incorpora a una empresa, en el cas dels que arriben d’una altra regió o país l’òptim és preveure una sèrie d’ “extres”. És a dir, facilitar a la persona informació i si és possible, ajuda relativa al seu nou entorn vital: habitatge, sistema sanitari i educatiu, oportunitats laborals per al cònjuge, política fiscal, oci …
En aquests casos, “tenen unes necessitats molt específiques i valoren especialment que se’ls escolti i ajudi. És important seure amb ells, tenir empatia i veure què necessiten més enllà de l’àrea de l’empresa “, sosté Cristina Gracia.
Errors a evitar amb els nouvinguts
Tot i els evidents beneficis d’aplicar uns protocols de benvinguda als nous empleats a través d’un programa d’onboarding, moltes empreses encara no els han adoptat. I no només això, sinó que “abandonen” a la seva sort a l’empleat transcorregudes les seves primeres hores a la companyia i cometen una sèrie d’errors que provoquen que la integració sigui més lenta i sovint, confusa:
- Informació escassa o inexacta: És força freqüent que quan una persona s’incorpora a una empresa no li facin una presentació corporativa detallada, i també que descobreixi aspectes fonamentals de la companyia o del seu lloc que no concorden amb el que s’ha explicat durant la fase de recruitment. Com explica Cristina Gracia, “de vegades, quan en el procés de selecció s’explica la vacant, no es transmet exactament la realitat, i si un cop la persona s’incorpora les seves expectatives es veuen afectades, pot començar el procés de desenamorament amb el projecte”. A més, destaca que “les persones que no han rebut la informació bàsica prèvia triguen molt més temps en adaptar-se”.
- Presentació incompleta de l’equip: Si bé la majoria de les empreses solen introduir a la persona acabada d’incorporar i a les persones de l’organització amb les que haurà de relacionar-se en el compliment del seu treball, sol tractar-se de presentacions ràpides i informals, i sovint no inclouen als principals comandaments. Segons apunta Cristina Gracia, “si organitzes reunions amb les persones clau per als nous empleats des del principi, ja han tingut una xerrada i s’estableix i facilita una relació. En canvi, si això no es provoca acaben passant mesos sense que hagin tingut oportunitat de conèixer-se “.
- Mancances en el seguiment: Aquest és l’aspecte que més solen descuidar les empreses, ja que no és freqüent que plantegin reunions per avaluar la integració dels nous empleats a les poques setmanes d’haver-se incorporat. Com subratlla Ángeles Espejo, “revisar posteriorment com ha anat tot és un pas imprescindible en un bon procés d’incorporació”.
Els beneficis d’un programa d’onboarding adequat
Segons l’opinió de Cristina Gracia, tot i que la implantació de programes d’onboarding a les empreses espanyoles “encara és anecdòtica, cada vegada entenen més que es tracta d’un tema clau que cal fomentar, tant en les multinacionals com a les pimes. De fet, depèn més de la gestió de recursos humans de cada companyia que de la seva mida”.
Segons Gracia, “encara hi ha moltes empreses que no el tenen organitzat i el deixen a l’atzar o fan que siguin els managers els que passegin a la persona per tota l’empresa, però crec que això s’hauria d’impulsar des de RRHH i transmetre-ho a tota la companyia” . El principal escull seria la percepció que “genera un treball extra a moltes àrees implicades, per tant has de saber explicar-ho molt bé”, afegeix.
En definitiva, considera que “si s’ha fet un treball de reclutament per atraure el millor talent, no es pot deixar en aquest punt. L’onboarding suposa un bon inici per a la gestió del talent intern de la companyia, és un tema d’engagement” i assegura que la valoració de les persones que han passat per aquest programa a APM Terminals “és molt positiva, manifesten sentir-se molt protegides i ben acollides. Facilita molt les coses, fa que la persona se senti motivada”.
En aquesta mateixa línia, Ángeles Espejo sosté que quan una empresa opta per oferir un protocol de benvinguda ben preparat als seus nous col·laboradors, “guanya eficiència en la incorporació del nou empleat, satisfacció i motivació, genera compromís emocional i impacta en la retenció del talent”.
No en va, l’existència -i explicació als candidats en un procés de recerca- de bons programes d’onboarding serveix fins i tot com a element d’atracció del talent, ja que reflecteix professionalitat, bona planificació, capacitat d’anticipació i preocupació per les persones i la seva integració reeixida en la companyia.